白领日常办公中,5个必须掌握的word文档高级排版技巧

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各种各样的word文档排版技巧,对于编写大写word文档是非常关键的,因为这些技巧可以让文档的排版更加容易便捷,也可以让文档的排版更加美观好看。这里我就跟大家分享一下各种word文档的排版技巧。

一、图、表、公式的注释与引用

1、插入题注

图注释、表注释等也都需要相应的格式,可结合“插入题注”快速为图表加注。利用“插入注释”可以实现为图、表等自动编号。

Word排版最容易被忽视的小技巧,用起来真的很方便

图 6 插入题注

如上图所示,在【引用】菜单的【题注】栏选择【插入题注】,可以为插入点所在位置插入题注,也可以右键单击图片选择【插入题注】为该图片插入题注。

对题注的文字内容样式进行设置,本文档中取名为“图注释”。插入题注的设置面板如下图所示。题注包含三部分,以“图1-5 插入题注”为例:“图”为标签,“1-5”为编号,“插入题注”为题注文字内容。【标签】右边栏下拉菜单,选择所需标签,如果没有可以点击【新建标签】新建所需标签;点击【编号】可设置编号格式,以及是否包含章节号。【自动插入题注】可以设置,当插入图片、表格时自动编号。

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图 7 题注设置

表格题注设置以此类推,区别在于【位置】选项,图片的题注一般位于项目下方,而表格题注一般位于表格上方。

值得注意的是:如果在插入题注的时候,选择了“包含章节号”,那么,题注编号格式始终与章节号一致。如果标题编号是汉字,则题注编号也是汉字。如果想更改为阿拉伯数字,则需要在打印前,将标题编号更改为阿拉伯数字。之后,选定文档正文部分,单击右键并选择【更新域】命令。等题注编号也更新为阿拉伯数字后,再将标题编号更改回汉字。之后,选定整篇文档,并按“Ctrl+F11”将“域”锁定。此时,就可以打印出令人满意的编号了。

2、交叉引用

在第一节的介绍中用到了许多图片,以图片结合文字的方式介绍时,正文中对图片的精准引用都是通过图片编码来定位的。此外如上句中的“在第一节的介绍中……”是对章节内容的引用,需要对章节编号引用。

由此带来的问题是,一旦编号这些编号发生变化,正文引用部分也需要随之变化,如果手动修改往往需要很大的工作量。而使用“交叉引用”可以实现自动更新。在【插入】菜单的【链接】栏可以找到【交叉引用】按钮,此外【引用】菜单的【题注】栏里也有该按钮。

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图 8 引用章节编号

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图9 引用图片编号

如上图所示,在【引用类型】栏里选择所要引用的样式,在【引用内容】里选择引用“标题编号”或者“标题编号(完整上下文)”等选项。在【引用哪一个标题】里选择引用的具体内容,右同。

在对文章内容更改保存之后,为方便更新所有引用内容,可以全选文档内容,然后“F9”键即可实现对引用的更新。

3、排版技巧

相信大家对于图、表的排版并不会感到困惑,但是,对于公式的排版却令人头痛。往往大家不知道该如何在公式后面插入编号。其实,方法很简单:无论图、表、公式,只需要将其放入表格中即可。

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对于表格的边框,则可以在【开始】-【段落】中将其隐藏。

注:建议大家将所有的图、表、公式都放置到表格中,并将表格边框设置为无框线。而不建议大家将图放置到图文框中。因为只有这样,大家在进行“更新域”命令时候,图表里的内容才会被更新。

二、格式的快速设置(快速样式)

1、快速样式的操作

大型Word文档在开始编辑内容前,按编写格式规范设置好文章内容所需的格式,即所谓的“样式”,然后在编辑过程中直接调用这些“样式”,对于编辑和排版都将非常方便。

Word排版最容易被忽视的小技巧,用起来真的很方便

图 1 样式栏示意图

快速样式可以直接利用Word模板自带的样式,见【开始】菜单右端的【样式】栏。如果要创建新的“样式”,可以点击【样式】栏右下角最底端箭头,弹出新建样式对话框。

更为简便的方法是:我们直接更改文中的内容并达到所需格式要求,对该区域选择后,鼠标右击所需要的样式名,并选择“更新XX以匹配所选内容”。通过该方法可以快速设置字体、段落等格式。

【另存为新样式集】命令也可以把该样式保存为系统样式以供随时调用。

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图 2 新建样式

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图 3快速样式的更新

2、利用快速样式为章节自动编号

在一份具有大量章节条款的Word文档里,“快速样式”和“自动编号”结合,可以实现为章节条款自动排版和编号;并且在调整章节顺序或添加章节时,可实现自动更新编号;这对于目录的自动生成也非常重要。

如下图所示,【开始】菜单左起第三栏的【段落】工具栏里,第一排前三个按钮为快速编号。第一个为利用符号编号,第二个是单级编号,第三个为多级编号。在设置好文章各级标题样式以后(如应用于章编号的第一级标题,设置为样式名为“第1章,标题1”),在多级编号按钮的下拉菜单里选择合适的编号模板进行修改或【定义新的多级列表】。

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图 4 自动编号

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图 5 新建多级编号

如上图所示,【单击要修改的级别】下选择标题级别“1”;

【输入编号格式】下输入编号格式“第X章”(中间编号可不写)或其他格式,并点击右端【字体】,设置编号字体;

【此级别的编号样式】下选择编号样式,如罗马数字、阿拉伯数字、中文大写数字等等,但如果勾选右边【正规形式编号】就只能用阿拉伯数字;

【将级别链接到样式】下选择该标题对应的已设置好的样式名“标题1”;

【要在库中显示的级别】选择“级别1”;

【起始编号】选择“1”表示从第一章开始编号;

【位置】中设置对齐方式等;

【编号之后】选择编号与标题间的连接方式,如设置为“空格”,则如本文内容所示编号“第1章”与标题“快速样式”间会有一个空格。

其他级别的设置以此类推,唯一区别在于二级或二级以下标题的【包含的级别编号来自】是可选项,例如二级标题编号“1.1”,其中包含了对第1章的定位,所以此时该项可以选“第一级别”;【重新开始列表的间隔】原理类似,选择所修改级别的上一级即可。对所有级别标题设置完成以后,在需要编辑标题的插入点,点击改标题对应样式名,即可自动编号。

三、脚注与尾注

在科研文献等首页,我们经常会看到页面左下角有通讯作者信息等内容,该内容可以通过插入脚注的方式完成。

具体方法为:【引用】菜单【脚注】栏的【插入脚注】命令。

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图 13 插入脚注

而参考文献的插入可以通过【插入尾注】的方式完成。鉴于后文我们将会介绍更好的参考文献插入方法,故而此处不多做介绍。

四、设置目录

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图 14 目录的设置

当文档的主要内容都完成后,我们便可以设置目录了。在【引用】的【目录】栏里面,我们可以轻松的设置正文目录、图、表、公式目录等。

五、页眉页脚设置

页眉页脚设置主要是首页不同、奇偶页不同等几方面内容,而页眉设置中一般还要求与本页所在章节一致,页码设置包括罗马数字、阿拉伯数字等样式设置。今天主要说一下页眉链接章标题与页码格式设置。

1、页眉链接章标题

在页眉中,如果需要填入本页所在章节编号及内容,若用手动输入,会因为章节位置和内容的变化而频繁修改。此时,根据实际需要可以有两种办法。

在要求新的章节内容可以接着上一章在同一页面内,且此页页眉需要与前半部分内容的章节一致,此时就需要利用分节符,为文章分节后分别利用“交叉引用”插入页眉。否则,如果要求与新章节标题一致,就需要用“文档部件”来完成。而如果要求新章节另起新页,则用“文档部件”较方便。

在【插入】菜单的【文本】栏可以找到【文档部件】按钮,点击在下拉表里选择【域】,打开如下所示的面板。在【类别】框里选择“全部”,【域名】里选择“StyleRef”,【样式名】选择“标题1”,勾选【域选项】里的“插入段落编号”,点击【确定】;重复以上操作,但不勾选“插入段落编号”,点击【确定】。以上操作前,插入点需在编辑页眉状态下。在此处,也可以为页眉设置对应的样式。

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图 11 将章编号插入页眉

2、页码格式设置

页码设置时,在【插入】菜单【页眉和页脚】栏的【页码】下拉表中选择“设置页码格式”,如下图所示,对应设置即可。

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图 12 页码格式设置

此外,奇偶页不同、首页不同,以及设置分节符后要求各节内不同,可以在页眉编辑状态下,打开的【设计】菜单里进行设置。

好了今天关于大型文档、论文报告的Word排版技巧就分享到这了,喜欢的话就请多多关注【牛B产品经理:http://niubipm.cn】。

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